Publicado em 29 de outubro de 2014
Com a proximidade da implantação do e-Social é crescente a busca de informações sobre o sistema.
A ETAE está com equipe treinada e mobilizada, oferecendo diariamente consultoria que visa orientar quanto às questões administrativas e legais sobre essa importante mudança que não envolve somente a área de Recursos Humanos e Departamento de Pessoal das empresas, mas que requer um envolvimento multidisciplinar que abrangerá uma mudança na cultura organizacional, com reflexo, em muitos casos, para todos os colaboradores.
O e-Social não cria nenhum direito trabalhista novo aos empregados, tampouco uma obrigação inédita para as empresas em termos de legislação trabalhista. O cumprimento do e-Social é uma obrigação legal definida pelo Governo Federal que unificará, em meio eletrônico, o envio de informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais já previstas na legislação em vigor.
Estarão obrigados a prestar as informações no e-Social: os empregadores em geral, inclusive o doméstico; as empresas, ou equiparadas em legislação específica e o segurado especial, inclusive em relação a trabalhadores que lhe prestem serviço.
O arquivo legal único Irá substituir: MANAD; SEFIP; CAGED; DIRF; RAIS; PPP, entre outros. Além dos dados originalmente enviados através destes arquivos, novas informações serão exigidas pelo sistema.
As informações do empregador serão validadas com base no CNPJ ou CPF, conforme o caso, confrontados na base da Receita Federal do Brasil e outros identificadores utilizados pelo empregador CAEPF (Cadastro da Atividade Pessoa Física) e CNO (Cadastro Nacional de Obras) etc. Já as informações dos trabalhadores serão validadas com os cadastros do CPF e do CNIS. As empresas deverão validar o cadastro de seus empregados, corrigindo toda e qualquer inconsistência. Os empregadores deverão informar CPF, NIS e data de nascimento de cada funcionário e o sistema fará uma verificação cadastral. Após a verificação cadastral, o aplicativo devolverá o resultado da validação para o usuário, informando se há ou não divergências.
A sistemática do e-Social, em princípio, é composta por três etapas: inicias e tabelas; não periódicos (trabalhistas) e periódicos (Folha de Pagamento). Apesar da primeira etapa ser feita uma única vez, é necessário que os dados estejam corretos e atualizados para garantir a integridade das informações que serão fornecidas nas demais etapas, sob pena de causar um efeito dominó, prejudicial ao cumprimento da obrigação.
O e-Social deverá envolver diversos setores da empresa (Financeiro, Cadastro, Contábil/Fiscal, Medicina do Trabalho e Jurídico) além é claro, da área de Recursos Humanos, que terá uma carga maior e, por função principal, coordenar e integrar todas as ações que são exigidas pelo sistema (controlar a execução das atividades do sistema - fluxo de informações, que deverá existir entre as diversas áreas da empresa). Alguns exemplos são: o controle de entrada de atestados médicos, a marcação de férias, o cumprimento de aviso prévio, as atividades relacionadas à medicina do trabalho, entre outros eventos.
A questão mais significativa do e-Social está relacionada com a Folha de Pagamento. Este evento exigirá que todos os trabalhadores contidos no cadastro inicial como ativos constem no movimento e, por outro lado, todos os trabalhadores constantes da folha de pagamento deverão constar no tal cadastro inicial (RET). Ou seja, a Folha de Pagamento não poderá ser enviada, se constar em seu arquivo empregados não identificados no RET e não poderá ser transmitida se algum empregado constante do RET como ativo não tiver sido contabilizado.
Além do rol de informações e cruzamento de dados necessários, outras mudanças deverão ocorrer na rotina das empresas e atingirão aspectos culturais. Um exemplo é o fechamento da Folha de Pagamento no dia 20 ou 25 do mês em curso - prática comum hodiernamente - que deverá ser modificada, uma vez que se torna necessário em atento cumprimento a legislação já em vigor, reforçada agora pelas exigências informativas do e-Social, o recolhimento da integralidade dos tributos oriundos da Folha do mês finalizado, até o mês seguinte. Da mesma forma, é necessário o pagamento de todas as verbas devidas ao funcionário até o 5.º dia útil do mês seguinte, inclusive eventuais horas extras laboradas, por exemplo, no dia 30 do mês encerrado; o que por si só já inviabilizaria o tal fechamento antecipado da Folha. Em outras palavras: muitas atividades deverão ser padronizadas, cabendo às empresas a obrigação de se adaptarem. De uma forma simplificada, pode-se admitir que o empregador deverá gerar em arquivo eletrônico as informações exigidas em cada layout, assiná-los digitalmente transformando-os num documento eletrônico, que será transmitido pela Internet pelo ambiente nacional do e-Social. Após a validação e confirmação da integridade formal das informações será expedido um protocolo de envio ao empregador.
Conclui-se que faltando poucos meses para entrar em vigor, as empresas enfrentam o desafio de se adequarem às exigências do e-Social e, nesse período, nossa sugestão é no sentido de que busquem recolher e reorganizar as informações de cada colaborador. Estas informações estarão vinculadas entre si e notadamente ao Cadastro Inicial. Sendo assim, independente do sistema utilizado pelo empregador, a adaptação será obrigatória, necessitando de um planejamento específico, onde toda ajuda profissional especializada e qualificada será bem vinda.
- a atividade do adquirente;
- o tipo de comprador (pessoa física ou jurídica);
- o ramo de atividade da pessoa jurídica;
- as quantidades adquiridas;
- o conjunto de mercadorias que está sendo adquirido.
Outro ponto destacado pelo Dr. Pedro Pinto é que a carga de impostos a ser indicada na nota fiscal, deverá ser por valor aproximado, o que significa a não exigência de exatidão radical. Por este ângulo é possível se cogitar o uso de tabela, principalmente para o comerciante propriamente dito, que não se envolve com uma série de fatos atinentes a quem fabrica. Tal posicionamento do consultor é endossado pelo Art. 5.º da Lei n.º 8.264 de 2014, que trouxe a alternativa do uso de tabela desde que esta seja elaborada por instituição de âmbito nacional reconhecidamente idônea e voltada primordialmente à análise de dados econômicos, como por exemplo: o IBPT Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação.
Importante frisar que nessa fase de implantação as dúvidas são comuns, mas a ETAE, através de sua equipe de tributaristas composta por profissionais com décadas de experiência, vem há meses aprofundando estudos sobre o tema, e encontra-se totalmente habilitada para assessorar seus clientes e parceiros na melhor interpretação da legislação sobre obrigatoriedade de informação do valor dos tributos nas notas fiscais.
Por fim, vale reforçar que a Lei n.º 12.741/2012 foi publicada em 10.12.2012 e entrou em vigor em 11.06.2013, sendo aplicada em caráter orientador nas seguintes datas: de 11.06.2013 à 10.06.2014, conforme MP n.º 620/2013 e Lei n.º 12.868/2013; e de 11.06.2014 a 31.12.2014, conforme MP n.º 649/2014; até então sem aplicação de penalidades que passarão a ser adotadas para as operações realizadas a partir de 1º de janeiro de 2015.
Atenciosamente,
Coordenação-Geral de Estatísticas do Trabalho
RAIS - Relação Anual de Informações Sociais